Com essa ferramenta o agente cria tarefas para a sua equipe a partir do que aparece na conversa — verificar um pedido, preparar um orçamento, enviar um documento, retornar um contato.
A tarefa nasce já amarrada ao contato e ao atendimento de origem, e nada é enviado ao cliente.
Antes de ligar: duas travas independentes
Se a ferramenta não aparece ou não funciona, é sempre uma destas duas. Uma não substitui a outra.
1. O plano da empresa precisa incluir Tarefas
É um recurso do plano contratado. Sem ele, o botão da ferramenta fica travado e desligado.
A verificação é feita no servidor. Se o plano for rebaixado, a ferramenta para de funcionar na hora — sem precisar reabrir e salvar o agente.
2. Alguém precisa ligar a ferramenta no agente
Ela nasce desligada, como todas. Na tela do agente, aba Ferramentas, ative Criar tarefa.
Ela é marcada como Sensível, porque cria registro no sistema.
As permissões não valem para o agente
Este ponto costuma confundir. Existem duas permissões de tarefas no cadastro de usuários:
- Ver tarefas — abrir a página de Tarefas e enxergar o que existe
- Gerenciar tarefas — criar, editar, concluir e excluir
Elas valem para as pessoas que usam a tela. O agente não passa por elas — uma vez habilitado, ele cria a tarefa mesmo que ninguém da equipe tenha a permissão de gerenciar.
A consequência prática é do outro lado: quem não tem Ver tarefas não enxerga o que o agente criou. A tarefa existe, a pessoa é que não consegue abrir a tela.
O que o agente define na tarefa
| Campo | Obrigatório | Comportamento |
|---|---|---|
| Título | Sim | Sem título, a tarefa não é criada |
| Descrição | Não | Detalhe livre do que precisa ser feito |
| Prioridade | Não | Baixa, Média, Alta ou Urgente. Sem informar, nasce Média |
| Vencimento | Não | Data e hora, no fuso horário da sua empresa |
| Responsável | Não | Sem informar, a tarefa nasce sem dono |
O contato e o atendimento são vinculados sozinhos, a partir da conversa em que o agente está. Não há como apontar para outro.
O horário é interpretado no fuso da sua empresa. “Amanhã às 9h” é 9h para a sua equipe, independentemente de onde o sistema está hospedado.
Três coisas que falham em silêncio
Nenhuma delas gera erro. Vale conhecer, porque o sintoma aparece só depois.
Responsável que não existe na empresa. Se o nome no prompt não corresponde a alguém da sua equipe, a tarefa é criada sem responsável — e não aparece nenhum aviso.
Prioridade fora das quatro opções. Pedir “prioridade máxima” ou “prioridade crítica” no prompt resulta em Média, sem reclamação. Use apenas baixa, média, alta ou urgente.
Tarefa sem dono é o padrão. Se a instrução não mandar atribuir a alguém, ninguém é notificado e a tarefa fica esperando alguém achar na lista.
Como instruir
Sempre que ficar algo para a equipe fazer, crie uma tarefa com prazo
e responsável, descrevendo o que precisa ser feito.Uma versão com mais critério:
Crie uma tarefa nestas situações:
- cliente pediu um orçamento personalizado: prioridade alta, prazo para
o mesmo dia, responsável Ana
- cliente pediu uma informação que você não tem: prioridade média, prazo
para o dia seguinte, responsável Carlos
- cliente relatou um problema técnico: prioridade urgente, prazo de
24 horas, responsável Marcos
- cliente pediu um documento ou segunda via: prioridade média, prazo
para o mesmo dia, responsável Ana
Sempre defina responsável, prazo e prioridade. Use apenas as prioridades
baixa, média, alta ou urgente.
Na descrição, escreva o que o cliente pediu e qualquer informação que
a pessoa vá precisar para resolver.
Não crie tarefa para coisas que você mesmo resolveu na conversa.Escreva o nome do responsável exatamente como a pessoa está cadastrada no sistema. Nome que não corresponde a ninguém faz a tarefa nascer sem dono, silenciosamente.
O que a ferramenta não faz
- Não avisa o cliente. A tarefa é interna do começo ao fim.
- Não edita nem conclui tarefa existente. Ela só cria. Ajustes são feitos pela tela.
- Não escolhe responsável sozinha nem distribui por rodízio.
- Não cria tarefa recorrente. A tarefa do agente é sempre avulsa; repetição só configurando pela tela.
- Não vincula a outro contato que não seja o da conversa.
- Não age por iniciativa própria. Sem instrução no prompt, a ferramenta habilitada não faz nada.
Onde as tarefas aparecem
Tudo que o agente cria fica em Tarefas, no menu lateral, junto com as tarefas criadas pela equipe. A tela atualiza na hora — quem estiver com ela aberta vê a tarefa surgir sem recarregar.
São três formas de visualizar, nos botões do canto superior direito:
Quadro
As tarefas em colunas por status: Backlog, A fazer, Em andamento e Concluída. Cada card mostra responsável, prioridade, vencimento e data de criação.
O triângulo vermelho no card e a data em vermelho indicam tarefa atrasada.
Lista
A mesma informação em tabela, com as colunas Título, Responsável, Status, Prioridade, Vencimento, Criada em, CRM e Recorrência. As atrasadas ficam agrupadas no topo.
É a melhor visão para auditar o que o agente criou: dá para ver de uma vez as sem responsável, as atrasadas e as com prioridade errada.
Calendário
As tarefas distribuídas pelo mês, na data de vencimento. Bom para ver a carga da semana.
Ajustando a tarefa depois
Clicando na tarefa você abre a edição completa:
- Identificação — título e descrição
- Status e prioridade
- Prazo e recorrência — vencimento e a opção de repetir
- Responsável — quem executa, mais os co-responsáveis
Tarefa criada pelo agente é igual a qualquer outra. Se nasceu sem dono ou com prazo irreal, a equipe corrige normalmente aqui.
Perguntas frequentes
O botão da ferramenta está travado.
O recurso de Tarefas não está incluído no plano da empresa.
Liguei a ferramenta e o agente nunca cria tarefa.
Falta a instrução no prompt dizendo em que situação criar. A ferramenta habilitada não age por iniciativa própria.
As tarefas nascem sem responsável.
Ou o prompt não manda atribuir, ou o nome escrito não corresponde a ninguém cadastrado na empresa. Nos dois casos a tarefa é criada sem dono, sem erro.
Pedi prioridade máxima e a tarefa veio como média.
Só existem quatro prioridades: baixa, média, alta e urgente. Qualquer outro termo é ignorado e vira média.
Não consigo ver as tarefas que o agente criou.
Seu usuário provavelmente não tem a permissão Ver tarefas. As tarefas existem; falta acesso à tela. Peça ao administrador da sua empresa.
O agente pode concluir ou editar uma tarefa?
Não. Ele apenas cria. Alterações são feitas pela tela de Tarefas.
O agente pode criar tarefa recorrente?
Não. A tarefa criada por ele é sempre avulsa. Para repetir, configure a recorrência editando a tarefa.
Como sei de qual cliente é a tarefa?
Ela nasce vinculada ao contato e ao atendimento de origem, automaticamente.
O cliente fica sabendo que foi aberta uma tarefa?
Não. Nada é enviado a ele.